Är det teambuilding på gång? Med hjälp av en eventbyrå har företaget större chans att skapa event som berör och som inte glöms bort dagen efter. Marie Levison är vd på Eventbyrån Telegraf och bjussar Villanytts läsare på framgångsfaktorerna bakom ett lyckat event.
En eventbyrå håller företaget i handen. Det är en partner som ger det lilla extra och har en diger telefonlista om något skulle hända. Marie Levison är vd på Eventbyrån Telegraf och har efter tjugo år i branschen fått kläm på hemligheten bakom ett lyckat event. Varje dag uppfinner hon hjulet för att samla människor till möten och firande.
– Att producera event som är framgångsrika handlar om att beröra alla sinnen och skapa upplevelser som sätter avtryck i själen. Mer fest åt folket! Att samlas ger styrka i en större gemenskap.
Så vad är ett event egentligen?
– Eventet är ofta en naturlig del av ett företags ”resa”. Det kan vara en mässa, PR-jippo, konferensresa eller ett evenemang där man helt enkelt firar en framgång, en lansering eller jubileum. Ett event är ett möte mellan människor för att skapa minnen och bygga något för framtiden. Det är en funktion av mjuka värden som samhörighet, samsyn och gemenskap, berättar Marie.
Måste det finnas ett syfte eller mål?
– Syftet är starkare än målet. Ska man motivera en kostnad för ett event behöver det vara mätbart, det har hänt mycket på kostnadsfronten. Men med ett tydligt syfte och mål vet man också vilken känsla man ska ha med sig och det blir enklare för eventbyrån att arrangera och möta kundens förväntningar.
Har du någon hemlighet för att lyckas?
– Att skapa upplevelser som berör många olika sinnen är evenemangets nyckel. Fundera på hur man kan förstärka avtrycket genom doft och smaker. Människor gillar att vara i grupp därför samlas vi i arenor där vi i gemenskap sträcker upp handen och upplever eufori. Ett event ska också engagera och byggas tillsammans, deltagarna ska inte bara vara åskådare utan också medskapare. Det handlar också om att det man ser, hör och känner spelar en melodi tillsammans, den röda tråden. En annan sak är att resan börjar långt innan själva eventet går av stapeln. För att bygga förväntan kan man börja med att väcka olika sinnen genom att skicka ut något som doftar, smakar eller har en struktur. Det blir häftigt på riktigt när man förstår att någon har tänkt på en.
Måste eventet vara på en ny plats?
– Nej, man kan absolut ha event på jobbet, det passar inte allas verksamhet att ge sig av och bo borta. Jag förespråkar hellre fler events och att vara kvar i lokalerna, än tvärtom. Det händer att vi kommer in och bygger om en lokal under en lunch och då blir överraskningsmomentet enormt. Det kan vara teman som är kopplade till den dagliga driften eller helt enkelt för skojs skull, till exempel kopplat till ett OS-firande. Det stärker ofta banden till arbetsgivaren och ger bra spridning i sociala medier också, tipsar Marie.
Har du något drömuppdrag?
– Jag gillar större evenemang som Skid-VM i Falun eller festivaler. Det finns en hög förväntan hos alla och mycket logistik som ska fungera. Att återskapa Stockholms vattenfestival skulle också vara roligt, det var ett evenemang för alla och på olika nivåer. En festlig aktör och initiativ med ett djupare syfte, avslutar Marie.
Detta bör man inte tumma på:
Snåla inte på kvaliteten när det gäller mat och dryck
Anlita en professionell teknikleverantör
Komfort och sköna stolar är viktigt
Se över logistiken – ingen vill stå i kö
Glöm inte säkerhetsaspekter
Ha en plan B om du planerar utomhusevent, det kan börja regna
Och se till att det finns tillräckligt med toaletter
Text: Eva Rydinger
